OPTEC recherche un Executive Assistant (H/F/X)

Langue:Français

Site:LASEA BE, Optec BE

Je postule

OPTEC SA est une société innovante établie depuis 25 ans dans le domaine des nouvelles technologies. La société, PME de 20 personnes, conçoit et fabrique des machines ou dispositifs de micro-usinage par laser. Ses applications couvrent les domaines des dispositifs médicaux (Minimal Invasive Surgery), et des microtechniques en général. Elle exporte dans le monde entier par l’intermédiaire d’un réseau de partenaires locaux.

Dans le cadre d’un remplacement pour une durée de 6 mois, la société recherche activement un Executive Assistant.

Vos responsabilités

  • Apporter un soutien permanent au directeur général/comité de direction en termes d’organisation, de coordination et de gestion de travail.
  • Gérer et réaliser les différentes tâches administratives selon les besoins de l’entreprise afin d’assurer une gestion et un traitement efficace.
  • Assurer l’accueil des visiteurs de l’entreprise, gérer et réaliser les différentes tâches administratives selon les besoins de l’entreprise afin d’assurer une bonne gestion et un traitement efficace de l’ensemble des tâches administratives.

Liens hiérarchiques

L’Executive assistant est sous l’autorité hiérarchique du Comité de Direction et, plus particulièrement, du Directeur en charge du volet direction et administration générale.

Liens fonctionnels

L’Executive assistant travaille en étroite collaboration avec les membres de la direction, les différents designers (mécanique, optique, électrique, informatique), le responsable des achats et le responsable de production, le commercial, le responsable financier, le service comptabilité et le service RH.

Vos tâches

  • Gérer les différentes tâches administratives
    • Réceptionner/trier/classer/dispatcher le courrier
    • Traiter/filtrer/dispatcher les mails
    • Classer et archiver les différents documents et dossiers
    • Rédiger/mettre en forme/traduire différents types de document
    • Rédiger les comptes-rendus de réunion
    • Gestion financière/comptable
      • Gérer et mettre à jour le fichier global de comptabilité
      • Encoder les factures d’achats, ventes, les prévisions d’achats, de frais divers et fixes
    • Assurer le suivi clients et fournisseurs
      • Envoyer les confirmations de commandes
      • Gérer et compléter le fichier de suivis commandes clients
      • Mettre à jour les clés analytiques des projets
      • Introduire des procédures bancaires si nécessaire (garantie bancaire, lettre de crédit documentaire…)
      •  Établir les factures ventes
      • Envoyer les rappels de paiements
      • Traiter les notes d’envois
      • Mettre à jours les prix dans la base de données BOM
      • Envoyer les budgets projets au commercial
    • Réceptionner et expédier des colis
      • Dispatcher les colis
      • Prendre contact avec les transporteurs (délais, tarifs)
      • Fournir des prix au commercial
      • Établir les documents relatifs aux expéditions (packing list, proforma, factures, CE…)
      • Collaborer avec le service achat et production pour l’envoi de machines
      • Réceptionner et encoder les prélèvements de stock dans le fichier de suivi
    • Gérer les dossier Région Wallonne et Forem pour les projets R&D internes
      • Introduire et suivre les dossiers
      • Envoyer les relevés semestriels
    • Commander les chèques entreprises divers et introduire les demandes
    • Inscrire et introduire les demandes de formations
      • Mettre à jour le fichier de suivi
    • Assister le service RH
      • Réceptionner et encoder les Timesheets dans le fichier de suivi
  • Assurer l’accueil
    • Accueillir les visiteurs
    • Réceptionner/filtrer les appels téléphoniques et dispatcher
    • Renseigner les interlocuteurs sur les activités du service et la disponibilité des membres de la société
  • Divers
    • Organiser et budgétiser les voyages d’affaires et missions
    • Gérer et organiser divers évènements
    • Effectuer les commandes traiteur
    • Préparer/organiser les salles de réunion
    • Commander les fournitures de bureaux
    • Faire les courses (café, lait…)
    • Passer les commandes brasseur
    • Accueillir les nouveaux collaborateurs
    • Mettre à jour le trombinoscope et prendre les photos des nouveaux collaborateurs
    • Effectuer des déplacements divers pour la société (courses, poste, fournisseurs…)
    • Gérer l’utilisation du véhicule de société
    • Être présent / disponible en cas de contrôle fiscal

Compétences (savoir, savoir, faire et savoir être)

Savoir

  • Connaître les différentes procédures de travail et savoir les appliquer
  • Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique : utilisation du cloud (Office 365 et Office de base : Word, Excel, etc.)Teams et BOB
  • Maîtriser l’anglais (minimum B2)

Savoir-faire

  • Être capable de comprendre les instructions de travail.
  • Avoir de bonnes facultés d’analyse.
  • Savoir travailler de manière méthodique et rigoureuse.
  • Savoir appliquer les procédures de travail internes.
  • Avoir un grand sens de l’organisation (tout mettre en oeuvre pour assurer la coordination et la résolution des problèmes de manière efficace).
  • Être capable de prendre des initiatives.
  • Être capable d’analyser, d’interpréter, d’organiser et de synthétiser des informations.
  • Être capable de gérer les priorités.
  • Faire preuve de rigueur et de méthode.
  • Être capable de réagir rapidement avec calme et maîtrise de soi en présence d’un événement soudain.
  • Être capable de rendre compte d’observations sous forme orale ou écrite.
  • Être capable des transmettre les informations en amont et en aval.
  • Être capable de travailler en équipe dans le respect de chacun.
  • Savoir collaborer avec tous les services de l’entreprise.
  • Savoir communiquer aisément avec les membres du personnel et les clients.
  • Être ordonné, soigneux dans son travail et précis.
  • Avoir un sens relationnel développé.
  • Faire preuve de sens commercial.
  • Être capable d’entretenir une relation de confiance avec le client.

Savoir-être

  • Avoir un grand sens de l’organisation.
  • Être autonome.
  • Être polyvalente
  • Avoir une grande faculté d’adaptation.
  • Être capable de prendre des initiatives.
  • Être résistant au stress.
  • Faire preuve de réserve et de déontologie envers les interlocuteurs rencontrés dans le cadre de sa fonction
  • Veiller au respect du secret professionnel
  • Avoir un comportement responsable, être capable de détecter et réagir en cas de non-conformité.

OPTEC vous offre la possibilité de vous épanouir dans un domaine technologique très pointu.

Merci de nous envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation à l’adresse suivante : jobs@lasea.com. Objet : Executive Assistant – OPTEC

Plus d’infos sur la société OPTEC ici.

Veuillez noter que l’utilisation pour cette annonce du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.